Technische commissie

De technische commissie (TC) zorgt voor de kwaliteit, structuur en continuïteit van het hockeybeleid. Hier is een overzicht van de belangrijkste taken van de technische commissie:

1. Bepalen en uitvoeren van het hockeybeleid

Ontwikkelen van een visie en beleid voor de sportieve ambities van de club, afgestemd op het niveau en de groei van de club. Dit beleid kan zaken omvatten zoals jeugdontwikkeling, selectiecriteria en de opleidingsstructuur voor trainers en coaches.

Zorgen dat het beleid consistent wordt uitgevoerd binnen alle teams, van de jeugd tot de senioren.

2. Teamindeling en selectie

Verantwoordelijk voor het samenstellen van de teams aan het begin van het seizoen, zowel bij jeugd- als seniorenteams.

Regelen van de aanstelling van trainers en coaches voor elk team en bieden training en ondersteuning om de kwaliteit te waarborgen.

Organiseren van interne of externe opleidingssessies om trainers en coaches te helpen ontwikkelen, zodat zij hun team beter kunnen begeleiden.

Geven van richtlijnen en handvaten voor coaching en teammanagement die passen bij de visie van de club.

3. Organisatie en ondersteuning van wedstrijden en trainingen

Verantwoordelijk voor de coördinatie van het trainingsschema, zodat alle teams tijd en ruimte hebben om te trainen.

Zorgen voor een correcte planning en organisatie van de thuiswedstrijden en samenwerken met de wedstrijdsecretaris voor een goed verloop van de competitie.

4. Communicatie met leden en ouders

Op de hoogte houden van spelers en ouders van beleidszaken, teamindelingen, trainingen en andere relevante informatie.

Beantwoorden van vragen en klachten van spelers en ouders over sportieve zaken, bijvoorbeeld over teamindelingen of de kwaliteit van trainingen en coaching.

Floris Hooijenga: Lid Technische Commissie - C / D Jeugd

Robbert van Kesteren: Lid Technische Commissie - Jongste Jeugd (E, F Benjamins)

Reinier Ganzevles: Lid Technische Commissie - Keepers en Jongste Jeugd

Meindert Boon: Lid Technische Commissie - Trimmers, Senioren, A+B Jeugd

Nicolette Zwager: Lid Technische Commissie



Activiteiten

Het cluster Activiteiten bestaat uit diverse ouders, die in kleinere groepjes, diverse activiteiten uitvoeren voor de hockeyclub. De activiteiten worden verdeeld en ouders kunnen zich inschrijven voor de organisatie.

Te denken aan:

·        Seizoensopening (bbq bijv.)

·        Sinterklaasfeest

·        Nieuwjaarsborrel

·        Bingo

·        Apres-ski-party

·        Disco voor de jeugd

·        Familietoernooi



Sponsor Commissie

......................



Secretariaat

Het secretariaat van een hockeyclub fungeert als de (minder zichtbare) spil in de communicatie tussen het bestuur, de leden, externe partijen en de hockeybond. Een deel van de taken ligt bij het wedstrijdsecretariaat. Hieronder een overzicht van de belangrijkste taken:

1. Correspondentie en communicatie

Verzorgen van de interne communicatie richting leden, ouders en vrijwilligers via nieuwsbrieven, e-mails en andere kanalen in afstemming met cluster communicatie.

Beantwoorden van vragen van leden en ouders over lidmaatschap, contributie, en clubregels.

Onderhouden van de externe communicatie, bijvoorbeeld met andere clubs, de hockeybond en lokale instanties, voor zaken zoals wedstrijdprogramma's, toernooien en afspraken over het gebruik van sportfaciliteiten.

2. Voorbereiden en uitwerken van vergaderingen

Voorbereiden van bestuursvergaderingen, opstellen agenda’s en verzorgen van de notulen.

Coördineren van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV) en stelt leden hiervan tijdig op de hoogte.

Voorbereiden van de stukken die tijdens de ALV worden besproken, zoals jaarverslagen, financiële overzichten en beleidsstukken in afstemming met de penningmeester.

Verwerken van vragen en opmerkingen van leden en zorgen dat de besluiten van de ALV worden opgevolgd.

3. Bijhouden ontwikkelingen en documentatie

Op de hoogte houden van het bestuur van administratieve, juridische en organisatorische ontwikkelingen die de club raken, zoals nieuwe regelgeving van de bond.

Bijhouden van een overzichtelijk archief van alle belangrijke documenten, zoals contracten, bestuursbesluiten, vergaderstukken en correspondentie.

Verantwoordelijk voor de privacy en veiligheid van persoonlijke gegevens in overeenstemming met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Verzorgen van de VOG-aanvragen en -documentatie.



Penningmeester

1.  Contributie en betalingen

Als penningmeester ben je niet alleen verantwoordelijk voor het betalen en incasseren van rekeningen. Iedere maand worden de bij- en afschrijvingen van de bankrekeningen verwerkt in een boekhoud programma die aan het eind van het seizoen resulteren in de jaarcijfers. Daarnaast wordt de contributie geïnd in 4 termijnen in de maanden oktober, november, maart en mei. Deze contributie verloopt geheel automatisch via Lisa en wordt de verwerking en opvolging verwerkt door Mollie.

2.  Sponsorgelden innen

In de december maand worden de facturen van de bordsponsoren opgesteld die vergezeld worden met een brief opgesteld door de sponsorcommissie.

Tijdens de bouw van het clubhuis, kon er onvoldoende hypotheek verkregen worden bij de bank, waarna de club een beroep heeft gedaan aan leden en oud leden om obligaties uit te schrijven, waarvan in januari de aflospremie en rente betaald moeten worden.

In mei worden de facturen voor de club van 100 opgesteld, wederom met een begeleidende brief die opgesteld wordt door de club van 100 bestuursleden.

3.  Ledenadministratie

De penningmeester is tevens verantwoordelijk voor het in- en uitschrijven van de leden, dat tevens in Lisa wordt verwerkt.

Naast de reguliere bestuursvergaderingen die afhankelijk van komende activiteiten of bij urgente kwesties meestal ’s avonds gehouden worden in het clubhuis, schuift de penningmeester waar gewenst ook aan bij de sponsorcommissie indien er financiële zaken besproken moeten worden.

Onderhoud

Het Onderhoudscluster houdt zich bezig met alles wat nodig is om onze hockeyclub netjes en veilig te houden. Denk aan diverse onderhoudsklussen, zoals het bijhouden van het groen rondom het terrein, het controleren en onderhouden van materialen zoals keepersspullen, en het uitvoeren van kleine reparaties in en rondom het clubgebouw. Vaak pakken leden uit het cluster een klusje op als ze toch al op de club zijn, bijvoorbeeld tijdens een thuiswedstrijd. Het vervangen van een lampje, het vastzetten van een deurkrukje, of het opruimen van rommel rond het gebouw zijn daar mooie voorbeelden van. Voor grotere klussen plannen we speciale klusochtenden waar we met een gezellige groep vrijwilligers samen aan de slag gaan.

Je hoeft echt niet technisch te zijn om mee te doen! Vele handen maken het werk lichter, en daar heeft iedereen plezier van. Bovendien zijn we altijd blij met mensen die specifieke onderhoudsexpertise hebben die we voor de club kunnen inzetten. Samen zorgen we ervoor dat onze club een plek blijft waar iedereen trots op kan zijn.



Wedstrijdsecretariaat

Het wedstrijdsecretariaat is verantwoordelijk voor de organisatie en planning van wedstrijden. Deze taak vraagt veel afstemming met zorgen met de teams en andere clubs. Hier zijn de belangrijkste taken van het wedstrijdsecretariaat:

1. Wedstrijdplanning

Opstellen van het wedstrijdschema voor alle thuiswedstrijden, in samenwerking met de bond en de technische commissie.

Verwerken van wijzigingen in het schema, zoals verplaatste wedstrijden of inhaalwedstrijden, en informeert de betrokken teams tijdig.

2. Coördinatie met de bond en andere clubs

Onderhouden van contact met de hockeybond over het vaststellen en wijzigen van het speelschema, de aanmelding van teams, en eventuele dispensaties.

Communiceren met wedstrijdsecretariaten van andere clubs bij verplaatsingen, wijzigingen of speciale verzoeken rondom wedstrijden.

Verwerken van competitieaanpassingen vanuit de bond, bijvoorbeeld als er een team wordt teruggetrokken of bij aanpassingen in de competitie-indeling.

3. Communicatie met teams en trainers

Informeren van alle teams (spelers, coaches, en teammanagers) over het definitieve wedstrijdschema en hen op de hoogte houden van eventuele wijzigingen.



Communicatie

Het cluster communicatie verzorgt communicatie-uitingen van de hockeyclub op eigen initiatief en op verzoek van bestuur en/of andere clusters. Hieronder een overzicht van de belangrijkste taken:

1. Correspondentie en communicatie

Verzorgen van de interne communicatie richting leden, ouders en vrijwilligers via nieuwsbrieven, e-mails en andere kanalen in afstemming met het secretariaat.

Opstellen van nieuwsberichten en verspreiding via social media kanalen.

2. Promotionele activiteiten

Verzorgen van posters, flyers, etc. in afstemming met andere clusters.

 

Club van 100

......................

Bar Commissie

......................